Herausforderungen bei der Implementierung neuer Software

Um das volle Potenzial einer neuen Software ausschöpfen zu können und Herausforderungen bei der Implementierung zu meistern, braucht es ein klares Konzept. Wir erklären Ihnen, worauf Sie hierbei achten müssen.

von Marie-Luise Vielhaber

Als Einstieg in den Blog Artikel diese Woche möchte ich Ihnen den TED Talk von Carine Lucas zeigen, in dem sie über die Macht spricht, die Software für uns alle hat. In ihrem Vortrag mit dem Titel ‚Why software matters to you‘ erklärt sie, wie wichtig es ist, digitale Barrieren zu überwinden und das Potenzial von Software für sich zu entdecken.

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Wie können Sie also die größten Herausforderungen bei der Implementierung neuer Software vermeiden?

Eine erfolgreiche Implementierung beginnt mit einem klar definierten Plan. Dazu gehört unter anderem, dass Sie die Anwendung der Software wirklich verstehen, dass Sie Ihr Projektteam angemessen vorbereiten und deren Bedürfnisse berücksichtigen. Je besser Sie vorbereitet sind, desto geringer ist die Gefahr, dass die üblichen Herausforderungen bei der Software-Implementierung auftreten. 

1. Diskrepante Erwartungshaltungen

Ein Team besteht aus einer Vielzahl interner Stakeholder, wie z. B. Projektmanagern, Teamleitern, Produktmanagern, Experten für die digitale Einführung und Fachexperten. Das Projektteam wird eng mit dem Anbieter zusammenarbeiten, darunter Entwickler, Designer und Customer Success Manager. Der Softwareanbieter muss transparent und ehrlich darüber sein, was er während des gesamten Implementierungsprozesses realistisch liefern kann. Wenn Sie den Eindruck hatten, dass die Software über eine gewünschte Funktion verfügt, diese aber tatsächlich nicht vorhanden ist, kann das zu Problemen führen. Um sicherzustellen, dass Ihre Erwartungen während des Implementierungsprozesses erfüllt werden, muss es eine starke Kommunikation zwischen Ihrem internen Team und dem Anbieter geben. Durch die Definition der erforderlichen Meilensteine und Leistungen während der Planungsphase wird die Erfüllung der Erwartungen in der Implementierungsphase ein reibungsloserer Prozess sein.

2. Learning by doing

Unternehmen können den Betrieb nicht einstellen, um ihre Mitarbeiter mit neuer Unternehmenssoftware vertraut zu machen, während diese implementiert wird. Folglich müssen sich die Bediener, egal ob Mitarbeiter, Kunden oder Administratoren, an die neue Software anpassen, während sie noch die alte nutzen. Ein neues System zu erlernen, während der Geschäftsbetrieb wie gewohnt weiterläuft, bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht so viel Zeit haben, sich in das neue einzuarbeiten. Das kann zu Frustration führen – insbesondere wenn der Zeitplan für die Implementierung eine mehrmonatige Umstellung erfordert. Neben der Durchführung von Schulungen und der Bereitstellung einer Vielzahl hilfreicher Materialien kann diese Frustration sehr schwer zu überwinden sein, einfach weil die Bediener aufgefordert werden, neue Dinge zu lernen, während sie gleichzeitig mit den Anforderungen des Tagesgeschäfts Schritt halten und teilweise mit der alten Software arbeiten müssen.

3. Keine ausreichende Schulung

Schulungen sollten bei einer Softwareumstellung in Unternehmen an erster Stelle stehen. Leider ist das beim Wechsel einer Software nicht immer der Fall: Ob es das technische Hilfeteam des neuen Systems ist, das nicht die richtige Schulung anbietet, oder das Management, das nicht genügend Zeit hat, um seine Mitarbeiter umfassend zu schulen – eine gute Schulung kann für Unternehmen schwierig sein. Schulungen, die keine großen Zeitblöcke erfordern, wie z. B eine Reihe kurzer, informativer Videos, sind ideal, insbesondere für Mitarbeiter, die gleichzeitig mit dem alten und dem neuen System arbeiten.

4. Mangelnde Bereitschaft der Mitarbeiter

Bei der Einführung einer neuen Software kann es zu Widerständen von Mitarbeitern kommen, die mit dem bestehenden System zufrieden sind und keine neuen Prozesse erlernen wollen. Es ist deshalb essentiell, ihr Team vollständig auf die Änderungen vorzubereiten. Nehmen Sie sich vor der Implementierung etwas Zeit, um ihnen die Vorteile der neuen Software zu zeigen. Machen Sie ihnen klar, warum die neue Software für ihren Arbeitsalltag notwendig ist und wie sie die Effizienz und Qualität ihrer Arbeit verbessern wird. Auf diese Weise werden sie die neue Software annehmen und erlernen, anstatt sie abzulehnen.

Ein Team an eine neue Software oder System zu gewöhnen, kann einige Challenges mit sich bringen. Deshalb haben wir bei Zesavi besonders darauf geachtet, diese so intuitiv und benutzerfreundlich zu gestalten, dass jeder in Ihrem Team direkt loslegen kann. Probieren Sie es direkt aus!